Guía completa para realizar los trámites legales para crear una empresa en Colombia. Información sobre tipos de sociedad, obtención del NIT, inscripción en el Registro Mercantil, permisos y licencias, obligaciones fiscales y consejos para facilitar el proceso. Por lo tanto, obtén información clara y precisa sobre los requisitos legales, registros y procesos necesarios para establecer tu propio negocio en el país. Emprender en Colombia es una aventura emocionante, llena de oportunidades y desafíos.

Uno de los primeros pasos que debes dar es formalizar tu negocio, lo que implica realizar una serie de trámites legales. En este articulo, te guiaremos paso a paso por el proceso de creación de una empresa en Colombia, desde la elección del tipo de sociedad hasta la obtención de los permisos y licencias necesarios.

Elección de la razón social

La razón social es el nombre legal de tu empresa. Debes seleccionar un nombre único y verificar su disponibilidad en la Cámara de Comercio. La razón social es el término específico que se registra cuando la empresa se constituye legalmente. Aunque a veces se confunde con el nombre comercial, son conceptos distintos:

Razón social

  • Definición: Es el nombre oficial y legal de la empresa.
  • Uso: Se emplea en documentos financieros, legales y oficiales.
  • Obligatoriedad: Todas las empresas deben tener una razón social.
  • Formación: Debe seguir las leyes mercantiles. Por ejemplo, el Artículo 303 del Código de Comercio establece que la razón social puede formarse con el nombre completo o solo el apellido de uno o más socios, seguido de expresiones como “y compañía”, “hermanos”, “e hijos”, entre otras.

Ejemplos de tipos de sociedades y sus razones sociales:

  • Sociedad Comandita: Emplea los nombres y apellidos de los socios, seguidos de “& Cía.”.
  • Sociedad Limitada: Debe incluir la palabra “limitada” o su abreviatura «Ltda.».
  • Sociedad Anónima: Lleva la denominación “Sociedad Anónima” o las letras «S.A.».
  • Sociedad por Acciones Simplificadas: Constituida por uno o más individuos.

Nombre comercial

Trámites legales para crear una empresa en Colombia
Trámites legales para crear una empresa en Colombia

Registro ante la DIAN (RUT)

El Registro Único Tributario (RUT) es fundamental para el pago de impuestos. Debes inscribirte en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

Inscripción y actualización del RUT

  • Ingresa al sitio web de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
  • En la sección de Temas de Interés, selecciona la opción RUT y luego Definir tipo de inscripción.
  • Escoge la categoría Persona Natural.
  • Completa los datos de identificación requeridos.
  • Selecciona el botón Régimen SIMPLE de tributación.

¿Por qué es importante el RUT?

  • El Registro Único Tributario (RUT) es necesario para cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.
  • Permite a la DIAN identificar a los contribuyentes y controlar el cumplimiento de sus deberes.

Beneficios del RUT

Constitución de la sociedad

Para formalizar la empresa, debes realizar una escritura pública en notaría. La constitución de una sociedad en Colombia es un proceso fundamental para establecer legalmente tu empresa. A continuación, te detallo los pasos clave:

Elección de la estructura societaria

  • La constitución se realiza mediante escritura pública o documento privado, según la estructura seleccionada (Sociedad por Acciones Simplificada, Sociedad de Responsabilidad Limitada o Sociedad Anónima).
  • La escritura pública se tramita en notaría y establece las bases legales y acuerdos entre los socios.

Matrícula mercantil

  • Todas las sociedades deben matricularse en la Cámara de Comercio.
  • Se registran los documentos de constitución y las cartas de aceptación de administradores y revisor fiscal (si aplican).
  • Se realiza el pago de derechos e impuestos del registro.
  • Articulo recomendado: Los tipos de impuestos en Colombia: Una guía completa.

Registro Único Tributario (RUT)

  • Solicita el RUT ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
  • Contiene datos generales del contribuyente, NIT (actualizado ante la Cámara de Comercio) y responsabilidades fiscales y aduaneras.

Pago del capital

  • El capital mínimo varía según la estructura societaria.
  • En Sociedades Anónimas (S.A.), se suscribe al menos el 50% del capital autorizado y se paga un tercio del valor de cada acción en un año.
  • En Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.), se paga la totalidad del capital suscrito en dos años.

Estados financieros

  • Las sociedades deben generar estados financieros certificados al menos una vez al año (al 31 de diciembre).
  • Se depositan ante la Cámara de Comercio, a menos que deban remitirse a la Superintendencia de Sociedades.

Distribución de utilidades

  • Las utilidades se reparten tras reservas legales y estatutarias, y el pago de impuestos.
Diligencia legal para crear una empresa Colombiana
Trámites legales para crear una empresa en Colombia

Clasificación de la actividad económica

Identifica la clase de actividad económica que realizará tu empresa. Esto afectará aspectos como impuestos y regulaciones específicas.

Empresas de servicios

  • Estas empresas proveen servicios intangibles para satisfacer necesidades concretas de los clientes.
  • Ejemplos: proveedores de internet, despachos de abogados, instituciones educativas, hospitales y empresas de transporte.
  • El servicio ofrecido puede ser asesoramiento técnico, auditoría fiscal, mantenimiento, entre otros.

Compañías comerciales

Empresas industriales

  • Estas empresas transforman materias primas en productos terminados.
  • Ejemplos: fábricas, plantas de producción y empresas manufactureras.

Sector terciario (Servicios)

  • Incluye actividades no relacionadas con la producción de bienes físicos.
  • Servicios financieros, turismo, consultoría, entre otros, forman parte de este sector.

Elaboración de estatutos

La elaboración de los estatutos es un paso crucial al crear una empresa en Colombia. Estos documentos establecen las reglas y normas internas que guiarán el funcionamiento de la sociedad. A continuación, te proporciono detalles sobre los elementos clave que deben incluir los estatutos:

Denominación de la sociedad

  • Define la razón social o nombre legal de la empresa. Debe ser único y seguido por las letras “S.A.S.” (Sociedad por Acciones Simplificada).
  • No confundir con el nombre comercial, que es cómo se conoce la empresa en el comercio.

Objeto social

  • Describe la actividad económica o negocio al que se dedicará la sociedad.
  • Debe ser amplio para abarcar todas las actividades relacionadas.

Duración de la sociedad

  • Indica el tiempo de existencia de la empresa (indefinido o con fecha de término).

Domicilio

  • Especifica el lugar donde estará ubicada la empresa.

Capital social

  • Define el monto del capital aportado por los socios.
  • En una S.A.S., no hay montos mínimos de capital.

Órganos sociales

  • Establece la junta directiva y otros órganos de administración.
  • Regula la toma de decisiones y funciones de cada órgano.

Accionistas y acciones

  • Detalla las acciones emitidas y su distribución entre los socios.
  • Define derechos y obligaciones de los accionistas.

Estados financieros y utilidades

  • Establece las reglas para la aprobación de estados financieros y la repartición de utilidades.

Disolución de la S.A.S.

  • Describe el procedimiento en caso de querer disolver la sociedad.
Trámites legales para crear una empresa en Colombia
Trámites legales para crear una empresa en Colombia

Diligenciamiento del Pre-RUT

Antes de obtener el RUT definitivo, debes completar el Pre-RUT con información básica sobre la empresa.

  • Ingresa al sitio web oficial de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) a través de este enlace.
  • Cuando veas la pantalla, sigue estos pasos:

a. Haz clic en “Definir tipo de inscripción”.
b. Selecciona “Persona Natural”.
c. Completa la información solicitada y pulsa “Continuar”.

  • Escoge la opción que describe para qué necesitas inscribirte el RUT. Luego, selecciona “Cámara de Comercio”.
  • Ingresa el código en el espacio indicado y continúa con el diligenciamiento del formulario.

A continuación, completa los siguientes campos:

  • Tipo de contribuyente (casilla 24).
  • Tipo de documento (casilla 25).
  • Número de documento.
  • Fecha de expedición del documento (casilla 27).
  • Lugar de Expedición (casillas 29 y 30).
  • Ingresa tus apellidos y nombres.
  • Proporciona la información de ubicación (casillas 39 y 40) y dirección (mediante el Generador de Direcciones).
  • Agrega un correo electrónico válido y al menos un teléfono de contacto.
  • Selecciona la actividad económica (casilla 46) y las responsabilidades tributarias (casilla 53).
  • Finalmente, haz clic en “Enviar”. Tu Pre-RUT será generado y podrás descargarlo en formato PDF.

Inscripción del registro

Registra la empresa en la Cámara de Comercio y obtén el NIT (Número de Identificación Tributaria).

Registro en la cámara de comercio

  • Una vez que hayas elaborado los estatutos y formalizado la empresa, debes registrarla ante la Cámara de Comercio correspondiente a la ciudad donde operará.
  • La matrícula mercantil es el documento que acredita la existencia legal de la empresa y su inscripción en la Cámara de Comercio.

Documentos requeridos

Para realizar la inscripción, necesitarás presentar los siguientes documentos:

  • Copia de la escritura pública o documento privado de constitución: Este documento contiene los estatutos y acuerdos entre los socios.
  • Carta de aceptación de los administradores: Si aplica, debe estar firmada por los representantes legales.
  • Formulario de matrícula mercantil: Proporcionado por la Cámara de Comercio.

Obtención del NIT

  • Al inscribir la empresa en la Cámara de Comercio, se asigna un Número de Identificación Tributaria (NIT).
  • El NIT es único y se utiliza para identificar a la empresa ante las autoridades tributarias y aduaneras.

Beneficios del registro

  • Cumplimiento legal: La inscripción en la Cámara de Comercio es un requisito legal para operar como empresa.
  • Acceso a servicios: Facilita el acceso a servicios bancarios, comerciales y gubernamentales.
  • Transparencia: La información registrada es pública y contribuye a la transparencia del mercado.

Actualización periódica

Gestiones legales para crear una compañía Colombiana
Trámites legales para crear una empresa en Colombia

Apertura de cuenta bancaria

Para empezar, en cuanto a la apertura de cuenta bancaria, abre una a nombre de la empresa para gestionar el capital social. Además, Bancolombia ofrece opciones de cuentas de ahorros con diferentes planes adaptados a tus necesidades. Algunos de los planes disponibles son:

  • Plan Oro: Incluye transferencias ilimitadas a Bancolombia, consignaciones, retiros de efectivo y transferencias a Nequi. Tiene un costo mensual de $14,190.
  • Plan Plata: Ofrece transferencias ilimitadas a Bancolombia, consignaciones, retiros de efectivo y transferencias a Nequi. Tiene un costo mensual de $8,990.
  • Plan Bronce: Incluye transferencias ilimitadas a Bancolombia, consignaciones y retiros de efectivo. Tiene un costo mensual de $5,990.
  • Plan Cero: Ofrece transferencias ilimitadas a Bancolombia y consignaciones. Es gratuito.

Pasos para abrir una cuenta en Bancolombia

  • Ingresa a la página de Bancolombia.
  • Selecciona el tipo de cuenta que deseas abrir (por ejemplo, cuenta de ahorros).
  • Completa el formulario con tus datos personales.
  • Sigue las instrucciones para finalizar el proceso de apertura.

Otras opciones

  • Por otro lado, también puedes abrir una cuenta en otros bancos como BBVA. Además, consulta sus requisitos y procedimientos en su sitio web.

Presentación del RUT ante la Cámara de Comercio

Finalmente, presenta el RUT ante la Cámara de Comercio para completar el proceso de constitución.

Obtención del RUT

  • Antes de presentarlo ante la Cámara de Comercio, debes haber obtenido tu Registro Único Tributario (RUT). Si aún no lo has hecho, sigue los pasos mencionados anteriormente para inscribirte en la DIAN.

Documentos requeridos

  • Copia del RUT: Imprime o guarda una copia digital de tu RUT.
  • Formulario de Matrícula Mercantil: Este formulario se completa en la Cámara de Comercio.

Visita la Cámara de Comercio

  • Dirígete a la Cámara de Comercio correspondiente a la ciudad donde operará tu empresa.
  • Lleva contigo los documentos mencionados.

Presentación y registro

  • En la Cámara de Comercio, presenta tu RUT y el formulario de matrícula mercantil.
  • El funcionario de la Cámara verificará la información y procederá a registrar tu empresa.

Pago de derechos

  • Deberás pagar los derechos de registro. El monto varía según la ciudad y la categoría de tu empresa (micro, pequeña, mediana o grande).
  • Asegúrate de obtener el comprobante de pago.

Obtención de la matrícula mercantil

  • Una vez registrado, recibirás la matrícula mercantil que acredita la existencia legal de tu empresa.
  • Este documento es importante para realizar trámites comerciales y acceder a servicios bancarios.

Obtención de los permisos y licencias

Por consiguiente, dependiendo del tipo de actividad económica que desarrolle tu empresa, es posible que necesites obtener permisos y licencias específicos. Estos pueden ser otorgados por diferentes entidades, como las alcaldías, las gobernaciones o las entidades ambientales.

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